Even een misverstand uit de wereld helpen: feedback geven is niet hetzelfde als klakkeloos je ongezouten kritiek afvuren op een collega. Net zo min is feedback ontvangen gedwee negatief commentaar van een ander incasseren. De feedback waar jij en je team beter door gaan presteren, bestaat uit complimenten en een positieve houding en is een gelijkwaardige terugkoppeling.

Feedback geven én ontvangen is onmisbaar

Als je met anderen samenwerkt, is feedback onmisbaar. Je moet zo nu en dan kunnen zeggen dat het werk van de ander niet in orde is, of juist heel erg goed is. Je stuurt elkaar juist bij door die terugkoppeling te geven. Wie feedback geeft, kan overigens ook feedback terug verwachten. Dat is soms onprettig, maar je kan het positief benutten, als iedereen zich aan de regels houdt.

Geef je leiding, dan is het voor jou extra belangrijk dat je feedback leert geven. Hoe doe je dat? 

Effectief feedback geven volgens deze 7 basisregels

Voordat je feedback gaat geven, is het goed om te bedenken of het werkelijk om feedback gaat. Met welke bedoeling geef je het? Zou de ander jouw feedback kunnen gebruiken om zijn of haar werkwijze of houding te verbeteren? Als het antwoord daarop ‘ja’ is, dien je toestemming te vragen om jouw feedback te geven.

Formule voor het geven van feedback:

  1. Beschrijf alleen gedrag dat veranderd kan worden.
  2. Beschrijf concreet en specifiek gedrag dat je zelf hebt gezien of gehoord. Voorkom het gebruik van de woorden ‘altijd’ en ‘nooit’. 
  3. Gebruik een ik-boodschap. Het gaat erom dat je jouw waarneming beschrijft en het gevoel dat dit bij jou opriep.
  4. Geef aan welk effect dat gedrag op jou of de organisatie heeft.
  5. Laat je gesprekspartner reageren. Durf ook te vragen: ‘Begrijp je wat ik bedoel?’.
  6. Vraag om het gewenste gedrag. Je kunt daarbij helpen door duidelijk aan te geven wat je graag wilt.
  7. Verken samen oplossingen of achtergronden. Neem voldoende tijd om te analyseren. Stel open vragen om te verkennen wat mogelijke oorzaken van het gedrag zijn.

Feedback geven en ontvangen tips

5 regels voor feedback ontvangen:

  1. Luister aandachtig naar je gesprekspartner 
  2. Vraag om uitleg
  3. Bedank hem of haar voor het commentaar
  4. Denk er goed over na
  5. Doe vervolgens iets met de feedback. Laat je collega ook weten waarom je iets wel of niet gaat doen met (delen van) zijn of haar feedback.

Feedback geef zowel je formeel als informeel

Geef eens een complimentje

Feedback kun je dagelijks geven. Met een simpel "dankjewel" onderstreep je al dat de medewerker gewaardeerd wordt. Deze feedback gebeurt het beste op een face tot face basis en niet via e-mail. Vermijd een directe confrontatie niet. Face to face feedback zorgt ervoor dat de medewerker zich gewaardeerd voelt en dat het werk wat hij doet belangrijk is; jij hebt namelijk met het geven van feedback tijd en moeite genomen. Is het niet mogelijk om face to face feedback te geven? Dan heeft feedback geven via de telefoon de voorkeur boven e-mail.

Plan een (functionerings)gesprek in

In bepaalde gevallen is het geven van informele feedback niet voldoende en is het nodig om formele feedback te geven. Bijvoorbeeld als een medewerker niet voldoet en disfunctioneren dreigt of als de medewerker zich misdraagt. Rooster dan een (functionerings)gesprek in en volg de 7 basisregels.

Wie kaatst kan de bal terug verwachten en dat is helemaal niet erg. Elke werknemer heeft wel eens commentaar op z'n leidinggevende en dat kun je soms maar beter gewoon weten. De terugkoppeling van werknemers maakt van jou weer een betere ondernemer en kan je bedrijf flink vooruit helpen.

Feedback ontvangen, zo ga je om met kritiek van werknemers

Moedig je medewerkers daarom aan je die feedback te geven, bijvoorbeeld in een één-op-één-gesprek of tijdens een werkoverleg. Het voordeel van openstaan voor het ontvangen van feedback is : 

  • Je daarmee aangeeft dat je bereid bent te luisteren naar de input van het team, te leren en je prestatie te verbeteren.
  • Door inbreng van de medewerker te stimuleren zal de medewerker gemotiveerder en met meer plezier zijn werk doen, wat vervolgens beter is voor het team en de organisatie als geheel ten goede komt. Vergeet niet de medewerker te bedanken voor zijn feedback.
  • Op het moment dat je goed in staat bent opbouwende kritiek te ontvangen, zal je gedrag de medewerker aanmoedigen op dezelfde manier om te gaan met het ontvangen van feedback.

Meer lezen over feedback geven en ontvangen?

Lees ons interview met Axelle de Roy, eigenaar van trainingsbureau Lomans & De Roy en auteur van De Feedback Challenge.