Het klinkt wat gek wellicht, maar je kunt afkicken van het lezen en beantwoorden van e-mails. En dat is precies wat zo'n 70 organisaties een week gaan doen. Van 28 november tot en met 2 december gaan werknemers de strijd aan met overbodige e-mails op de werkvloer tijdens het Nationale E-mail Dieet. Medewerkers van deze bedrijven gaan vijf dagen lang 'e-toxen' en stellen op basis van hun eigen wensen een 'dieet' samen. Denk hierbij aan: 

  • intern niet meer e-mailen, 
  • een verbod op cc's, 
  • een gesprek aangaan met je top vijf 'stalkers', 
  •  nog maar één of twee keer per dag je e-mail checken
  • notificaties van nieuwe berichten uitzetten om je zo beter te focussen. 

Waarom het e-mail dieet een goed idee is

Op de werkvloer kun je, als je niet uitkijkt, de hele dag bezig zijn met het versturen en beantwoorden van e-mails in plaats van dingen doen die écht belangrijk zijn. Een werkleven zonder e-mail lijkt voor velen onhaalbaar, maar toch blijft die volle inbox knagen. Een week op e-mail dieet is net lang genoeg om de eerste voordelen te ervaren van een andere manier van werken, een weekje e-mailvakantie als het ware. Deelnemers krijgen elke dag een zogenoemde 'challenge' om hun manier van werken onder de loep te nemen en het e-mailverkeer terug te dringen. 

Kick-off "Nooit meer te druk"

Het Nationale E-mail Dieet wordt afgetrapt bij uitgeverij Business Contact in Amsterdam door Kim Spinder, auteur en oprichter van de beweging We Quit Mail, in samenwerking met Tony Crabbe, bedrijfspsycholoog en auteur van het boek Nooit meer te druk. 

Maak afspraken met elkaar

Volgens Kim Spinder pompen we met z'n allen een onverwerkbare hoeveelheid informatie rond en spenderen medewerkers veel te veel tijd in hun inbox. "Ik wil de e-mail terreur op de werkvloer graag tegengaan door meer bewustzijn te creëren dat we elkaar in een digitale wurggreep houden. De werkdruk is hierdoor vaak onnodig hoog, en medewerkers zijn niet bezig met de dingen die er echt toe doen. Ik kom mensen tegen voor wie e-mail hun werk is geworden en die een goede werkdag hebben gehad als hun inbox leeg is. De oplossing zit vaak in kleine dingen als afspraken maken hoe je met elkaar wilt samenwerken, hoe snel je antwoord van elkaar verwacht, nadenken of je een e-mail echt wel moet versturen en stoppen met collega's mailen die in dezelfde ruimte zitten!" 

Heb het lef om keuzes te maken

Volgens Tony Crabbe is druk zijn de nieuwe maatschappelijke norm en hét probleem van onze tijd. "Druk zijn kun je het beste tegengaan door keuzes te maken in wat je wel of niet doet. Er is tegenwoordig gewoon teveel informatie. Heb het lef om tijd te besteden aan die dingen jij écht belangrijk vindt." 

Klinkt dat interessant? Je kunt aanhaken en je eigen medewerkers zich ook bewust laten worden van hun e-mailgedrag. Meld jezelf en/of je organisatie aan voor deelname en kijk voor tips op www.wequitmail.nl.

Kun je niet wachten? 6 tips om direct minder te e-mailen!

#1 Maak nieuwe werkafspraken met collega's met wie je veel samenwerkt. Waar wil je mee stoppen en waar wil je mee starten?

#2 Bekijk wie je top 10 stalkers zijn (dit zijn de mensen die je het meeste e-mailen) en ga in gesprek!

#3 Schoon je inbox op, meld je af van onnodige nieuwsbrieven en stel filters in (bijvoorbeeld cc automatisch verplaatsen naar een aparte map in je inbox)

#4 Stuur zelf minder e-mail. Cliché, maar werkt altijd. Voor iedere e-mail die je verstuurt, krijg je er gemiddeld twee terug. Denk na voordat je een e-mail verstuurt!

#5 Kies als het kan voor een meer persoonlijke variant: loop langs, bel etc.

#. Begin de dag niet met e-mail, maar start met de belangrijkste zaken. Open nog maar op twee momenten je inbox: bijvoorbeeld om 11 uur en om 16 uur.

Meer lezen over het stoppen of minderen met e-mail? Lees onze interviews met Kim Spinder en Tony Crabbe

Beeld: Getty Images