Meer dan een kwart (27 procent) van de werknemers vindt beoordelingsgesprekken met hun werkgever overbodig. Dat concludeert Raet uit een onderzoek onder 1.146 Nederlanders. Ook het voeren van functioneringsgesprekken wordt door een groot deel (24 procent) van de werknemers als niet nodig ervaren. Ook onder werkgevers groeit de weerzin. Of het nou om het functioneringsgesprek of een beoordelingsgesprek gaat, veel bedrijven willen het anders. Accenture is er al mee gestopt. Microsoft en Deloitte zien er geen heil meer in en vervangen het door een continu systeem, waarbij managers op eigen initiatief het hele jaar door feedback geven. Ook Rabobank staat aan de vooravond van een grondig herontwerp. Ook plannen in die richting? Peoplebusiness verzamelde 5 do’s en don’ts:

#1 Focus op aanwezige talenten, niet op talenten die ontbreken

“Ga niet op de zwakke punten in, maar vraag: hoe kunnen we jou faciliteren om het beter te doen? Dit noemen we de strength based approach, een stroming die in de wetenschap al een aantal jaren terrein wint. Je kijkt niet naar iemands tekorten, maar naar z’n sterke punten,” aldus Renée de Reuver, directeur opleidingen Human Resource Studies aan de Tilburg Universiteit. CRM Partners Emiel Putman, oprichter en algemeen directeur (103 medewerkers) beaamt dat: “De traditionele manier van beoordelen vind ik fundamenteel fout. Iedereen focust zich in die gesprekken op de dingen die er niét zijn. Competenties die mensen niet hebben gehaald. Dat geeft altijd een rotgevoel. Bij ons benoemen medewerkers aan het begin van het jaar vooral hun talenten en doelen en hebben we het in mindere mate over dingen waar iemand minder goed in is. 

#2 Maak van de 5 geen 7 maar van de 7 een 9

Het is als de pindakaas-reclame met de kleine Pieter van den Hoogenband die faalt als voetballertje. Ook al werk je aan zijn tekorten als voetballer, meer dan een zes zal hij niet worden. Stimuleer je juist zijn sterke kanten, dan kan hij olympisch (zwem)kampioen worden.

#3 Nodig ook collega’s van uw medewerker uit voor het gesprek

Wat je eigenlijk wilt vragen in een functioneringsgesprek is: waar kun je als mens nog in groeien? Dat zijn dingen die collega’s ook prima kunnen vertellen. Mark Vletter, oprichter van onder andere telecomprovider Voys gooide het functioneringsgesprek drie jaar geleden over een andere boeg: Het werd een collega-gesprek. Een keer per vier maanden doet Voys een groot intern onderzoek waarbij medewerkers elkaar op vijf punten inhoudelijke feedback geven: drie positieve zaken en twee verbeterpunten. Daarnaast gaat er iedere week een mailtje uit waarin medewerkers een collega kunnen nomineren die een bijzondere prestatie heeft geleverd of iets bijzonders heeft gedaan. “Dat noemen we een cheer, een juichmomentje voor een collega. Op die manier gaat het minder over een beoordelingsmoment en meer over de persoon en hoe hij kan groeien. Dus niet: hier ben je niet goed in, dus we sturen je op training, maar: hier ben je heel erg goed in dus we sturen je op training om je nóg beter te laten worden. Als mensen dingen niet goed doen, moet je je afvragen of ze het niet goed kunnen of omdat ze het niet willen. Meestal wordt het eerste veroorzaakt door het laatste.”

#4 Koppel het beoordelings- en functioneringsgesprek los

Veel bedrijven houden functioneringsgesprekken, of beoordelingsgesprekken of allebei. In het eerste geval kijk je naar de toekomst; hoe kun je zorgen dat je medewerker op hetzelfde niveau of nog beter gaat functioneren? De persoonlijke ontwikkeling staat hierbij voorop. Bij beoordelingsgesprekken kijk je terug naar het afgelopen jaar en dat kan doorslaggevend zijn om iemand bijvoorbeeld wel of juist geen opslag te geven. In de praktijk worden die twee regelmatig in elkaar geschoven en dat zorgt voor lastige situaties. Voor een beoordeling wordt een medewerker namelijk geacht zich strategisch op te stellen. Gaat het over persoonlijke ontwikkeling, dan is het beter als hij zich kwetsbaar opstelt. In beide gevallen is het eenrichtingsverkeer. “En dat is voor niemand leuk,” stelt  Renée de Reuver van de Tilburg Universiteit. 

#5 Voer het gesprek daar waar uw mensen zich op hun gemak voelen

Een informele setting zorgt ervoor dat mensen open communiceren.Thijs Leijdens, directeur van Geplotter.com met 10 medewerkers, voert de gesprekken (de term functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek gebruikt hij niet) al jaren in de kroeg. Neutrale grond ontspant. “Dat helpt om het gesprek vlotter te laten verlopen. We zijn een vrij platte organisatie, met een klein team. Dat maakt dat de sfeer sowieso informeel is en dat het niet altijd even opportuun is om heel streng aan een tafeltje te gaan zitten. Om vervolgens alle puntjes door te nemen, notities te maken, ondertekening te regelen en klaar. Tegenwoordig zitten we ook om de twee weken met het team bij elkaar voor de ‘babbelborrel’. Fles wijn op tafel, een paar biertjes erbij en dan een open kritische sfeer creëren waarbij de criticaster niet aangevallen mag worden. Ook daar komen geweldig leerzame gesprekken uit voort.”