Zonder een hele serie afspraken is samenwerken praktisch onmogelijk. Afspraak is afspraak. Afspraken scheppen duidelijkheid. Zeker voor onzekere managers is dat een in steen gebeitelde waarheid. Maar lastig genoeg zijn de beste afspraken niet rigide, maar een flexibele overeenkomst met wederzijdse instemming. 

Welke afspraak?

Overal vliegen afdelingen, disciplines en individuele werknemers elkaar in de haren over niet nagekomen afspraken. Lastig in dit soort conflicten is dat het zelden helemaal duidelijk is wie met wie welke afspraak heeft gemaakt. Het gebeurt vaak dat de ene partij denkt een afspraak te hebben, terwijl de ander niet het gevoel heeft zich ergens aan te hebben gecommitteerd. Afspraken worden nogal eens op directieve wijze opgelegd. Een beetje zoals een vader tegen zijn puberend nageslacht zegt: “We spreken af dat je vanavond om tien uur thuis bent!” Dat is geen afspraak, maar een dictaat. Een afspraak is een overeenkomst die tot stand is gekomen met wederzijdse instemming. 

Halve teams

Deze verwarring is bekend, maar even verwarrend kan het zijn als afspraken ‘democratisch’ tot stand komen. Verwarring ligt op de loer als veel mensen parttime werken of regelmatig thuiswerken. Dan is zelden het hele team aanwezig. Door die wisselende samenstelling worden er soms ‘afspraken’ gemaakt door een deel van het team, waaraan het gehele team zich dient te conformeren. Daardoor worden gemaakte afspraken eindeloos ter discussie gesteld. Al is het maar omdat veel afwezigen helemaal niet het gevoel heb dat het een afspraak betreft.

Ieder zijn eigen afspraak

Afspraken zijn voor sommigen de basis van de samenwerking. Vaak hebben deze mensen een enorme behoefte aan structuur en overzicht. Zonder afspraken en protocollen om op terug te vallen zijn ze maar half zo effectief. Andere mensen hebben die behoefte veel minder. Vooral zij kunnen afspraken als knellend ervaren, een beknotting van de creativiteit en de flexibiliteit die nodig is om in te spelen op de feitelijke situatie. Het botst nogal eens tussen deze twee uitersten. De nonchalante vindt de ander een pennenlikker, een boekhouder en regelfetisjist. Andersom wordt het oordeel gegeven in termen van onbetrouwbaar en onvoorspelbaar. 
Het lastige is dat één en dezelfde afspraak voor verschillende mensen verschillende betekenissen heeft. Daarom een paar tips van een deskundige om betere afspraken te maken die door iedereen begrepen en gerespecteerd worden. 

#1. Is er wel een afspraak? 

Afspraak is pas afspraak als het gaat om een wederzijdse overeenkomst. Alle partijen moeten op de hoogte zijn en ermee hebben ingestemd. Zonder die expliciete instemming is er ruimte voor ruis en verwarring. Zorg dat iedereen goed geïnformeerd is. Als teamleider is het van belang je hiervan te vergewissen. Geef ook iedereen de kans om zijn mening te geven.

#2. Is iedereen akkoord? 

Als de bedoeling is (en dat is het) dat iedereen zich aan de afspraak houdt, dan moet iedereen ook betrokken worden bij de afspraak. Maak geen afspraken met het halve team. Zorg daarom dat iedereen bij het maken van de afspraak aanwezig is. Afspraken bestaan bij de gratie van draagvlak. Zorg daar voor. 

#3. Is het nuttig?

 In de praktijk wordt vaak verwezen naar de ‘afspraak is afspraak’ doctrine. Maar veel afspraken beperken alleen maar en komen enkel tot stand omdat een paar medewerkers behoefte hebben aan structuur. Maar hebben deze afspraken wel waarde? Zijn ze nuttig? Of beperken ze nodeloos de creativiteit en het oplossend vermogen? Maak geen afspraken over vanzelfsprekende zaken en bouw ook ruimte voor uitzonderingen.

#4. Wanneer geldt de afspraak niet?

Afspraken bieden duidelijkheid. Bijvoorbeeld rondom werkverdeling. Maar soms zijn er situaties – nieuw werk of een grensoverschrijdend geval - waarin de afspraak niet geldt. Bedenk vooraf een kader wanneer de regel gebroken kan en mag worden. Maak daar dan de afspraak over dat dit wel wordt gemeld aan de betreffende collega’s. Probeer dus structuurgevende afspraken te maken met voldoende bewegingsruimte. Benoem uitzonderingssituaties waarin de afspraak niet geldt en bouw overlegmogelijkheden in om afspraken (tijdelijk) buiten werking te verklaren.

#5. Is de afspraak nog relevant?

Om draagvlak voor afspraken te vinden en te houden is het van belang dat ze nuttig zijn. Situaties veranderen net als de personele bezetting. Maar afspraken of regels zelden. Herzie of schaf af is het devies voor deze oude afspraken. Dat vergroot de geloofwaardigheid van de nieuwe afspraken.

 #6. Is de afspraak concreet genoeg? 

Afspraken zijn eigenlijk doelen. Maak ze concreet, zorg dat het verwachte gedrag duidelijk is. Geen vage termen, geen abstracties. Helder concreet en kort. 

#7. Hoeveel afspraken zijn er? 

Zorg dat het uitgedunde woud van afspraken voor iedereen vindbaar is. Documenteer het in een afsprakenboek. Dit schept duidelijkheid voor iedereen die er mee moet werken en het heeft een arbiterfunctie als er misverstanden zijn. Maar minstens zo belangrijk, het biedt ook inzicht in de kwaliteit en kwantiteit van de afspraken. Dat kan best schokkend zijn.

Vier keer per jaar het gratis People Business Magazine thuis ontvangen? Registreer dan hier.