Een van je trouwste medewerkers vertrekt. Hij heeft een nieuwe baan. Zit je in zak en as? Welnee, een beetje personeelsverloop kan natuurlijk geen kwaad. Sterker nog, je hebt de frisse blik en nieuwe ideeën van nieuwe mensen hard nodig. Maar ook de feedback van je oude werknemer is waardevol. Bespreek dit in een exitgesprek.

Leestip!

Het exitgesprek om van te leren

Toch betekent het vertrek van een medewerker ook dat kennis, ervaring en een persoonlijk netwerk uit de organisatie wegvloeien. Zit niet bij de pakken neer, maar plan aan de vooravond van het vertrek nog een laatste gesprek in: het exitgesprek.

Niet om iemand te overtuigen om toch te blijven, wel om van te leren want:

  • Het werven van nieuwe medewerkers is duur. Onnodig of zelf ongewenst verloop is daarmee een bleeder in je personeelsbudget.
  • Het exitgesprek geeft informatie die mensen willen delen als ze elders gaan werken die je kunt gebruiken om op die kosten te besparen.

Leestip!

Kortom het exitgesprek is goud waard; het zorgt voor waardevolle feedback. Om die daadwerkelijk te kunnen kapitaliseren, is het belangrijk om vooraf over het doel van je gesprek na te denken:

#1 Let op timing van het exitgesprek

Timing is verschrikkelijk belangrijk voor een goed exitgesprek. Het moet op het randje van het vertrek zitten, maar nog wel op een moment dat de loyaliteit van de medewerker duidelijk bij de organisatie ligt. Maak het onderdeel van de overdracht van werkzaamheden.

#2 Kies de juiste gesprekspartner

Minstens zo belangrijk is met wie het gesprek wordt gevoerd. Vaak is het beter om zo’n laatste biecht niet met de direct leidinggevende te houden, maar met iemand die iets meer afstand heeft. Het maakt een eerlijk gesprek makkelijker.

#3 Praat in alle openheid

Spreek vooral open en natuurlijk langs de verschillende aspecten van werk te praten. Praat over werkinhoud, werksfeer, werkverhoudingen, werkomstandigheden, werkbeleving en werkbelasting.

Wat vindt hij bijvoorbeeld van de arbeidsvoorwaarden en de bedrijfscultuur? Vraag heel gericht wat hij prettig en ook minder prettig vond.

Leestip!

Geen protocollen, wel een checklist
Hoewel een goed exitgesprek niet geprotocolleerd moet zijn, haal je het meest uit de vertrekkende medewerker als je onderstaande checklist in het achterhoofd houdt: 

Checklist voor het voeren van een exitgesprek:

  • Wat vond je de leuk(st)e aspecten van het werk? En wat de mindere?
  • Welke bezwarende werkomstandigheden waren er?
  • Wat vond je van de manier van leidinggeven?
  • Hoe blik je terug op de functionerings- en beoordelingsgesprekken?
  • En op de teamoverleggen?
  • Wat vond je van de samenwerking met je collega’s?
  • Wat vond je van onze primaire, secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden?
  • Wat vind je in het algemeen van onze organisatie?
  • Zijn er zaken die je tegengevallen zijn?
  • Wat ga je zeker missen?
  • Hoe zou jij je vertrekreden willen samenvatten?
  • Waar zie je mogelijkheden voor ons om te verbeteren?

Beeld: Getty Images