Beeld: Getty Images

Als werkgever weet je meestal wel wat een werknemer mankeert als deze ziek is. Dat hoor je via de bedrijfsarts of je werknemer zelf. Bijvoorbeeld omdat er zo makkelijker gewerkt kan worden aan een terugkeer op de werkvloer. 

Maar dat mag niet meer: de regels over wie wat mag en/of moet weten zijn onlangs flink aangescherpt in het belang van de privacy van zieke werknemers. En dus mag je als werkgever alleen nog informeren hoe lang iemand denkt afwezig te zijn. Ook de bedrijfsarts mag niet tegen jou zeggen wat iemand mankeert. Als de werknemer chemotherapie krijgt of als hij bij een fysiotherapeut loopt, mag de bedrijfsarts alleen tegen jou zeggen dat hij of zij 'wordt behandeld'.

Zelfs als een werknemer het prima vindt dat jij van alle ziektedetails op de hoogte is, mag deze informatie niet worden geregistreerd door jou. Er kan dan namelijk vanwege de gezagsverhouding tussen die jullie toch een soort dwang achter zitten, zodat er geen sprake is van een 'vrije wilsuiting'. Aldus de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) die bij de nieuwe regels vermeldt 'bijzondere aandacht' te hebben voor de verwerking van de gevoelige gegevens.

#1 Wat mag ik vragen (en registreren) als een werknemer zich ziekmeldt? 

Het telefoonnummer en (verpleeg)adres; 
de vermoedelijke duur van het verzuim; de lopende afspraken en werkzaamheden; 
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt); 
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval; 
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid). 

#2 Mag ik weten wat iemand mankeert? 

Jij mag in principe geen andere gegevens over de gezondheid verwerken dan de hierboven genoemde gegevens. Ook niet met toestemming van de werknemer. Gelet op de gezagsverhouding tussen jou en werknemer kan een werknemer zich namelijk gedwongen voelen toestemming te verlenen, zodat geen sprake is van een ‘vrije’ wilsuiting. Alleen wanneer een werknemer een ziekte heeft waarbij het noodzakelijk kan zijn dat directe collega’s in geval van nood weten hoe te handelen (bijvoorbeeld bij epilepsie of suikerziekte), mag jij de vrijwillig door de werknemer verstrekte gegevens over zijn ziekte registreren.

#3 Wat mag een bedrijfsarts/arbodienst bij ziekteverzuimbegeleiding melden aan mij? 

Alleen die informatie die jij nodig hebt om een beslissing te nemen over loondoorbetaling, verzuimbegeleiding en re-integratie.
De werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer of nog wel in staat is (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen);
de verwachte duur van het verzuim;
de mate waarin de werknemer arbeidsongeschikt is (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat de werknemer nog kan doen); 
eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de werkgever voor de re-integratie moet treffen.

#4 Wat doe ik als werkgever wanneer ik mij afvraag hoe het met mijn (zieke) werknemer gaat?

Als goed werkgever moet je goed voor je (zieke) werknemers zorgen. Je mag daarom best gesprekken voeren met je werknemers waarin je vraagt hoe het met hem/haar gaat en of je nog wat voor kan betekenen.
Maar je mag bij zieke werknemers niet naar de aard en oorzaak van de ziekte vragen. Vertelt een werknemer hier zelf iets over? Dan mag je deze informatie niet registreren. Ook mag je op basis hiervan geen oordeel geven over de inzetbaarheid van je werknemer.

#5 Wat doe ik als werkgever wanneer een werknemer over zijn ziekte wil praten?

Je werknemer kan de behoefte hebben om met jou over zijn ziekte te praten. Natuurlijk mag je dan een luisterend oor bieden. En vragen of je iets voor je werknemer kan doen.
Maar je mag de informatie die jouw werknemer geeft over zijn/haar ziekte niet registeren. Ook mag je op basis hiervan geen oordeel geven over de inzetbaarheid van je werknemer.

#6 Welke gegevens mag ik vastleggen?

Je mag gegevens over ziekteverzuim registreren, zoals hoe vaak en hoe lang iemand ziek is. Dit is ten eerste nodig om loon te kunnen doorbetalen als iemand ziek is. Ten tweede kan het voor jou van belang zijn om verzuimoverzichten te hebben. Bijvoorbeeld om te kijken of de oorzaak van veelvuldig of langdurig ziekteverzuim binnen de organisatie ligt.

#7 Mag ik vragen naar fitheid, bewegingspatroon, gewicht en/of stressgevoeligheid van medewerkers?

Om ziekteverzuim te voorkomen, wil je misschien weten hoe fit iemand is en hoeveel diegene beweegt. Maar je mag deze informatie niet hebben en er dus ook niet naar vragen.