Als teamleider of werkgever moet je soms slecht nieuws brengen aan een medewerker. Bijvoorbeeld een slechtnieuwsgesprek als je iemand moet ontslaan, iemand teleurstellen over een beoogde promotie of iemand moet afwijzen na een (interne) sollicitatie. Maar denk ook aan het niet honoreren van een door de medewerker aangevraagde vakantieperiode of het niet toekennen van salarisverhoging. En het nieuws dat je dan brengt is voor de ontvanger niet leuk om te horen. 

Wees tijdens het slechtnieuwsgesprek direct en duidelijk

Om de hete brij heen draaien is in het geval van een slechtnieuwsgesprek geen juiste aanpak. Het nieuws direct en duidelijk brengen wel. En dat is voor jou als boodschapper ook niet makkelijk omdat je enerzijds je verstand volgt (‘het is rationeel gezien de juiste beslissing’) en anderzijds ook je gevoel hoort spreken (‘ik vind hem/haar aardig en gun hem een baan’).

Zonder strikje eromheen

Wat je wel kunt doen, is het slechtnieuwsgesprek assertief en kernachtig aanpakken. Val met de deur in huis. Deze transparante vorm van communiceren getuigt van wederzijds respect en zorgt ervoor dat de ander de boodschap in al zijn realiteit kan ontvangen, zonder strikje eromheen. Het is ook de meest oprechte manier om de ontvanger van het slechte nieuws te benaderen. Bovendien voorkomt deze rechtstreekse met-de-deur-in-huis-benadering een hoop misverstanden.

Doelen slechtnieuwsgesprek

Onthoud immers dat het slechtnieuwsgesprek dat je gaat voeren 3 doelen kent.

  1. Het overbrengen van de boodschap. Voor de hand liggend misschien, maar er zijn voorbeelden bekend van medewerkers die na afloop van het gesprek niet wisten of ze bevorderd of ontslagen waren.
  2. Het opvangen van emoties. In welke vorm die emoties zich zullen voordoen, is niet exact aan te geven, maar effectief met emoties omgaan zal een heilzaam effect hebben op de schade achteraf.
  3. Acceptatie van het nieuws. De ontvanger moet begrijpen dat de boodschap definitief is en niet onderhandelbaar.

Checklist vóór het slechtnieuwsgesprek

Voordat je het gesprek echt gaat voeren, bereid je het voor. Een geslaagd gesprek begint immers al bij de voorbereiding. 

  • Met wie ga jij het gesprek voeren? Denk aan persoonlijke omstandigheden en misschien kun je iets voorspellen over de reactie van de medewerker op het nieuws. Wees hierover niet te optimistisch. Mensen hebben de natuurlijke neiging slecht nieuws te ontkennen. 
  • Wat is de boodschap precies? Schrijf de eerste zin van de boodschap op. Houd het kort en bondig en wijd niet uit. Dat kan altijd later nog.
  • Wat zijn de argumenten? Schrijf de twee of drie belangrijkste op, zodat je er in het gesprek makkelijk op terug kunt vallen.
  • Wat zullen jouw eigen emoties zijn? Zorg ervoor dat je ook door je eigen emoties niet overvallen wordt. 
  • De oplossingsalternatieven. Na de slechte boodschap is er nog steeds een toekomst. Het is belangrijk na te denken over wat u de medewerker kunt aanbieden. Denk aan een sociaal plan/outplacement bij ontslag, of een externe training om te helpen de vaardigheden bij te spijkeren.
  • Waar en op welke tijd wordt het gesprek gevoerd? Kies een rustige ruimte waar niet iedereen binnen kan kijken, leg de telefoon van de haak en schakel de mobiele telefoon uit. Kies bij voorkeur niet de vrijdagmiddag voor het gesprek. Tijdens een weekend kunnen emoties hoog oplopen en is er geen mogelijkheid om vragen of onduidelijkheden te adresseren. Nodig de medewerker kort voor het gesprek pas uit.
Na de voorbereiding volgt het gesprek zelf. Lees volgende week onze blog Een 'goed' slechtnieuwsgeprek in 5 stappen.
 
Beeld: Getty Images