In de loop der jaren zijn er verschillende flexibele arbeidsrelaties ontstaan die een alternatief vormen voor de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Dit zijn: 

1. nulurencontract
2. min/max-contract 
3. payroll 
4. arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 
5. werken met freelancers en/of zzp’ers
6. uitzendwerk

Veel verschillende flexibele arbeidsrelaties dus, die onderling van elkaar verschillen. Sommige zaken liggen voor de hand. Maar ken je alle beren op de weg bij het aangaan van flexibele arbeidsrelaties, zoals payroll-constructies?

Foute payroll-constructies
Payroll komt regelmatig in het nieuws. Meestal gaat het om ‘foute payroll-constructies’. Recent dienden GroenLinks, SP en PvdA een initiatiefwet in om de in hun ogen foute payroll-constructies snel aan banden te leggen. Het gaat de drie partijen om overeenkomsten waarbij personen via een externe dienstverlener worden ingehuurd maar duidelijk minder verdienen dan werknemers. Zij hebben dit initiatiefwetsvoorstel ingediend om ervoor te zorgen dat deze payrollers hetzelfde loon en dezelfde arbeidsvoorwaarden als hun collega’s krijgen. In het regeerakkoord heeft het kabinet weliswaar zelf plannen om payrolling te beperken, maar volgens de linkse oppositie laten die voorstellen de deur op een ruime kier waardoor foute payroll-constructies nog steeds winstgevend zijn voor bedrijven.

Kortom, er is dus nogal wat onduidelijkheid over payroll. Daarom beantwoorden in dit artikel 11 vragen over payroll. Wat is het? Wat zijn de voor- en nadelen en wat zijn de mogelijke risico’s van payroll voor jou als werkgever?

 

#1 Wat is payroll?

Bij payroll besteed je het ‘formele werkgeverschap’ uit aan een gespecialiseerde payrollonderneming. Alle werkgeverstaken en -risico’s komen bij de payrollonderneming te liggen. Er is sprake van een driehoeksrelatie tussen payrollbedrijf, jou als opdrachtgever en je payrollwerknemer. De werknemers treden in dienst van het payrollbedrijf en zijn vervolgens exclusief en langdurig bij jou aan het werk. Zij werken dus onder jouw leiding en toezicht. Het formele werkgeverschap, met alle daaraan verbonden administratieve, fiscale en arbeidsrechtelijke verplichtingen, ligt bij het payrollbedrijf. Payrollmedewerkers starten vaak met een contract voor bepaalde tijd, maar het is ook mogelijk om een contract aan te bieden voor onbepaalde tijd. Payrollondernemingen mogen hun werknemers maximaal 6 contracten in 4 jaar tijd aanbieden. Werken met payroll kan interessant vanwege de verhoogde flexibiliteit, het gemak, het beperkte risico en het financiële voordeel dat je kunt behalen door efficiënter in te kopen. Het maakt daarbij niet uit of het een kortlopend project of een langetermijntraject betreft.  

#2 Wat zijn de voordelen van payroll voor mij als werkgever?

Inzicht in personele- en salariskosten

  • Je weet vooraf wat jouw personele kosten zullen zijn, zodat je daar rekening mee kunt houden in jouw berekeningen.
  • Je betaalt een vast tarief en ontvangt periodiek één factuur. Zo heb je een zeer nauwkeurige inzage in jouw totale salaris- en personeelskosten.

Geen administratieve rompslomp

  • Facturen en/of aangiften van instanties zoals het UWV, de Belastingdienst, diverse pensioen- en aanverwante verzekeringen, de Arbo-dienst, de verzuimverzekering en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie) ontvang je niet meer.
  • Jouw financiële administratie wordt hierdoor beperkter en veel inzichtelijker, waarmee je direct een aanzienlijke kostenbesparing kunt realiseren.

Voor medewerkers verandert er niet veel

  • Voor jouw medewerkers verandert er feitelijk niet veel, behalve dat zij kunnen terugvallen op een professionele dienstverlener op het gebied van personeel en organisatie.   

#3 Wat zijn de nadelen van payroll voor mij als werkgever?

Je blijft aansprakelijk

  • Je blijft aansprakelijk voor de afdracht van loonbelasting en premies sociale verzekeringen. In geval van faillissement van het payroll bedrijf is het mogelijk dat je premies en belasting aan het UWV en de Belastingdienst moet afdragen, ook al heb je dat al eerder aan het payroll bedrijf gedaan.

Hogere kosten

  • Je betaalt natuurlijk wel voor de diensten van de payroller. De kosten worden dus hoger.   

Risico op meer afstandelijke band met werknemer 

  • De band met je vaste personeel kan veranderen door de overstap naar payrolling. Je loopt het risico dat ze door deze manier van betalen meer afstand tot jou en je bedrijf voelen en zelfs minder waardering ervaren. Voor je flexibele personeel zal dit nadeel minder gelden.

#4 Wat is het verschil tussen een payrollbedrijf en een uitzendbureau?

De payrollovereenkomst komt juridisch overeen met een uitzendovereenkomst, maar er zijn een paar verschillen ten opzichte van gewoon uitzendwerk:

  • Werving en selectie van werknemers ligt bij jou Het payrollbedrijf houdt zich daar niet mee bezig. Een payrollbedrijf biedt dus een ander soort dienstverlening dan een uitzendbureau. Een uitzendbureau komt in beeld bij de vraag naar tijdelijk personeel, denk aan de ‘piek en ziek’ situatie. Dit is niet het geval bij een payrollbedrijf.

  • Een payrollbedrijf houdt zich niet bezig met vraag en aanbod van tijdelijke arbeid Werkzoekenden kunnen zich niet payrollbedrijf inschrijven. Daarvoor kan hij alleen terecht bij een uitzendbureau of rechtstreeks bij jou. Een werknemer kan dus alleen na werving en selectie van jou bij een payrollbedrijf in dienst treden. Jij sluit vervolgens een overeenkomst van opdracht met het payrollbedrijf.

  • Een payrollbedrijf stelt de werknemer uitsluitend exclusief ter beschikking van jou waarmee de overeenkomst van opdracht gesloten is. Deze terbeschikkingstelling is vaak voor langere tijd. Uitzendovereenkomsten zijn vaak van korte(re) duur, het gaat namelijk om tijdelijke arbeid, steeds bij een andere inlener. In de payrollovereenkomst en in de overeenkomst van opdracht wordt vastgelegd dat de payrollwerknemer exclusief ter beschikking wordt gesteld van jou als feitelijke werkgever. Je payrollwerknemer zal dus niet worden uitgeleend aan andere werkgevers.

# 5 Krijgen payrollkrachten dezelfde beloning als mijn medewerkers die direct bij mij in dienst zijn?

Ja, vanaf de eerste dag dat payrollkrachten aan het werk gaan, krijgen ze dezelfde beloning als medewerkers die direct bij jou in dienst zijn (in een gelijke of gelijkwaardige functie). 

Let op!

  • Bij seizoenswerk en vakantiewerk mag worden afgeweken van deze regel en het wettelijk minimumloon worden toegepast. Dit alles is vastgelegd in de VPO Arbeidsvoorwaardenregeling.


#6 Zijn er nadelen of risico’s waarmee ik rekening kan houden?

Nadeel 1: Als het payrollbedrijf een te laag loon uitbetaalt, of een te lage vakantiebijslag of helemaal geen vakantiebijslag uitkeert, kan de payrollwerknemer een vordering instellen bij jou als feitelijke werkgever. Jij kunt als feitelijke werkgever alleen aan deze aansprakelijkheid ontkomen als je een gecertificeerd (bonafide) payrollbedrijf in de arm hebt genomen die aan alle wettelijke eisen voldoen. Gecertificeerde ondernemingen staan vermeld op normeringarbeid.nl. De inlener kan ook in het kader van de Arbeidsomstandighedenwet, de Arbeidstijdenwet en de Wet arbeid vreemdelingen worden aangewezen als de verantwoordelijke werkgever.

Let op!

  • Of je als feitelijke werkgever hoofdelijk aansprakelijk bent of niet is de peildatum belangrijk. Dus: als het payrollbedrijf op de datum waarop de overeenkomst van opdracht tussen jou en het payrollbedrijf is gesloten gecertificeerd was, is daarmee voor de hele duur van de opdracht de feitelijke werkgever gevrijwaard van aansprakelijkstelling door de payrollwerknemer. Mocht het payrollbedrijf tijdens de contractperiode zijn certificering verliezen, dan heeft dit geen consequenties voor jou als werkgever.

Nadeel #2: Je bent als feitelijk werkgever aansprakelijk voor de loonheffingen en omzetbelastingen die het payrollbedrijf moet betalen aan de belastingdienst. Wanneer het payrollbedrijf failliet gaat of niet in staat is de verschuldigde btw en loonheffingen te voldoen, zal de belastingdienst bij jou als feitelijke werkgever aankloppen. Een gecertificeerd payrollbedrijf dat voldoet aan de normen NEN 4400-1 en dat daarom wordt vermeld op normeringarbeid.nl zal naar alle waarschijnlijkheid niet frauderen met omzetbelastingen en loonheffingen. Maar vermelding op deze website betekent niet dat de feitelijke werkgever gevrijwaard is van aansprakelijkheid voor niet betaalde btw en loonheffingen. Voor deze fiscale aansprakelijkheid geldt dus een ánder regime dan voor de aansprakelijkheid met betrekking tot de naleving van de Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag.

Tip!

  • De beste manier om dit risico te beperken is door op een G-rekening op naam van het payrollbedrijf een bedrag van de fee te storten dat gelijk is aan de loonheffingen die verschuldigd zijn over het loon van de payrollwerknemers, plus de btw die over de fee verschuldigd is.

Nadeel #3 Wanneer niet wordt voldaan aan de Wet allocatie arbeid door intermediairs (WAADI), kunnen zowel uitleners als inleners een boete krijgen. De hoogte van deze boete bedraagt € 12.000 per werknemer. Bij een tweede overtreding (recidive) wordt de boete verhoogd tot € 24.000 en bij een derde overtreding zelfs tot € 36.000 per werknemer. De Inspectie SZW is belast met de handhaving van de regeling. Kijk hier voor de regels en plichten die de Waadi stelt.

Tip!

  • Check de website www.waadicheck.nl om te zien of de payrollonderneming waarvan de arbeidskrachten worden ingeleend op de juiste manier staat geregistreerd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

#7 Hebben payrollmedewerkers recht op doorbetaling bij ziekte?

Ja. Conform de VPO-Arbeidsvoorwaardenregeling krijgt de payrollmedewerker maximaal twee jaar (gedeeltelijk) loon doorbetaald. Gecertificeerde payrollbedrijven beschikken over een verzuimprotocol en hanteren het beleid rond ziekteverzuim zoals vastgelegd in de VPO-arbeidsvoorwaardenregeling. Afhankelijk van het contract ontvangt de payrollmedewerker op de eerste ziektedag wel of geen loon. Dit staat in het contract duidelijk aangegeven.

#8 Hebben payrollmedewerkers recht op scholing?

Het recht op scholing voor payrollmedewerkers is vastgelegd voor leden van de VPO. Afhankelijk van de invulling van het payrollbedrijf hebben payrollmedewerkers de mogelijkheid om zelfstandig te werken aan hun eigen ontwikkeling. Dit geeft hen meer regie over hun loopbaan en verhoogt de prestaties op de werkvloer.

#9 Kunnen payrollmedewerkers pensioen opbouwen?

Payrollmedewerkers (21+ jaar) die twee maanden in dienst zijn, kunnen gewoon pensioen opbouwen. Dit kan bij het pensioenfonds van het payrollbedrijf. Maar aansluiting bij het pensioenfonds van jou als werkgever behoort ook tot de mogelijkheden.


#10 Wat zijn de regels bij beëindiging arbeidsovereenkomst met de payrollwerknemer?

Was het beëindigen van een arbeidsovereenkomst met de payrollwerknemer vóór 1 juli 2015 relatief eenvoudig, onder de nieuwe regels is ontslag een stuk complexer. Check hier de nieuwe regels.

#11 Geldt bij payroll medewerkers ook een aanzegtermijn voor mij als werkgever?

Een payrollbedrijf is sinds de invoering van de aanzegtermijn op 1 januari 2015 verplicht minimaal één maand voor afloop van de tijdelijke arbeidsovereenkomst jouw payroll werknemer schriftelijk te laten weten of de arbeidsovereenkomst al dan niet wordt verlengd. Deze verplichte aanzegtermijn geldt alleen voor tijdelijke arbeidsovereenkomsten van zes maanden of langer. Is het payrollbedrijf te laat met het aanzeggen van de beëindiging of verlenging of vergeet zij de aanzegtermijn helemaal, dan moet zij de payroll werknemer een vergoeding (boete) betalen van één maandsalaris naar rato.

Tip!


  • Informeer tijdig bij jouw payrollbedrijf wie straks eventueel verantwoordelijk is bij het niet op tijd aanzeggen van jouw personeel.

Wat kost een payrollmedewerker eigenlijk?

Weten wat jouw payrollmedewerker per uur kost? Bereken het snel via: makkelijkpayrollen.nl. Meer weten over payroll op maat? Bell met de Unique advieslijn (0800-280 00 00) of mail naar hroffice@unique.nl

 

Beeld: Getty Images