Je medewerkers zijn je belangrijkste bron van opbouwende kritiek. Maar wanneer jij de beslissingen neemt, neemt vaak ook de afstand toe. Macht, ambitie, verborgen agenda’s, wantrouwen. Het zijn allemaal emoties die tussen jou en die waardevolle terugkoppeling kunnen staan. 

Behalve dat onzuivere feedback cruciale inzichten in je eigen functioneren besmet, is een leidinggevende die wel luistert naar de opmerkingen over zichzelf, over zijn functioneren en over zijn beslissingen een leidinggevende met draagvlak. Het mes snijdt aan twee kanten. Daarom loont het de moeite de onderstaande gouden regels voor het ontvangen van feedback even te lezen.

#1. Angst  

Mensen zijn bang, weet dat. Ze zitten vaak in een (deels) afhankelijke relatie met jou en moeten daarom meer drempels over dan als het een volstrekt gelijkwaardige verhouding betreft. Bijna al je medewerkers hebben iets op je aan te merken. Zeker achter je rug. Maar zeggen ze het ook als jij  een misser maakt? Als je onnodig en onbedoeld iemand tegen de haren instrijkt?

Goede feedback vraagt begrip van de angst die medewerkers hebben. Voor alles is het zaak de angst – ook voor wraak – te erkennen en neutraliseren. Doe dat door je eigen fouten te benoemen. Maar belangrijker nog deel je eigen gedragsveranderingen naar aanleiding van die fouten. Vertel je medewerkers ook dat jij die feedback echt nodig hebt om er zelf beter van te worden. En erken dat het menselijk is om er een rotgevoel aan over te houden om iemand nare of negatieve waarheden te vertellen. 

#2. Zwijgzaamheid

Vaak stuiten senior managers op zoek naar feedback op een muur van hele of gedeeltelijke zwijgzaamheid. De belangrijkste oorzaak is dat feedback vragen wordt ervaren als een verplicht nummertje. Slechts incidenteel tijdens een voortgangsgesprek wordt er naar gevraagd. Om oprechte en waardevolle terugkoppeling te krijgen, moet je veel vaker de boer op. Vraag, zeur, smeek desnoods. Breek bijvoorbeeld het ijs door te vragen hoe jij kunt helpen hun doel te bereiken. Dan krijg je als het goed is ook te horen wat je allemaal anders kan en moet doen.

#3. Neem het serieus

Feedback – zeker met een negatieve connotatie – is lastig te geven. Om zowel de ‘gever’ als jezelf geen tekort te doen, is het belangrijk dat je vraagt naar voorbeelden. Stel de follow up vraag als iemand in abstracte algemeenheden verwoordt hoe en waar je tekort schiet. Je neemt de gever serieus, maar tegelijkertijd bouw je een check in. Op basis van de voorbeelden kun je meestal wel bepalen wat het waarheidsgehalte is van de geleverde kritiek.

#4. Beperk je niet

Omdat feedback van één medewerker ook maar een mening is, die wellicht een eigen en mogelijk zelfs verborgen agenda dient, moet je verder kijken. Vraag dus veel meer mensen om feedback op hetzelfde punt. Het palet van meningen dat je krijgt moet je vervolgens een beetje kneden en boetseren tot één sluitend verhaal. Dat zal behoorlijk dicht bij de gemiddelde waarheid liggen.

#5. Pak het op

Doe iets met die opmerkingen en inzichten van de mensen om je heen. Wellicht is dit het belangrijkste element in het blijven krijgen van feedback op niveau. Bedank de gever uitbundig voor de soms best pijnlijke opmerkingen en doe er iets mee. Toon met je gedrag dat de feedback werkelijk iets voor je doet en dat je niet alleen plichtmatig door de bewegingen heen gaat omdat je denkt dat het misschien wel ‘zo hoort’.

#6. Adjudanten

Ondanks al je oprechte en frequente pogingen om bruikbare feedback te krijgen, kan het zijn dat je positie mensen zo afschrikt dat er weinig bruikbaars uit hun observaties voortkomt. De afstand is gewoon te groot. In dat geval, zoek vertrouwelingen en schakel ze in. Mensen bij wie jij je op je gemak voelt, die je vertrouwt. Deze adjudanten zijn niet de aangewezen personen om met de benen op tafel te reflecteren op jouw functioneren. Zet ze in om te luisteren in de organisatie. Laat hen de geluiden, ervaringen en belevingen van je medewerkers opvangen en aan je overbrengen. 

Essentie

Uiteindelijk gaat het erom dat feedback het wapen is tegen het losgezongen raken van je basis. Besef dat jouw overzicht over de onderneming, over de samenhang van de verschillende taken, het perspectief verandert. Feedback geeft je inzicht in je draagvlak, wijst de richting bij vragen zoals of mensen begrijpen waar je mee bezig bent. Weet je ze te raken? Voelen ze zich verbonden? Zijn de randvoorwaarden goed ingevuld of loop je het risico dat als de arbeidsmarkt weer aantrekt je medewerkers massaal het groenere gras bij de buren gaan proeven? Maar naast inzicht is het vragen van feedback ook een bruikbare managementtool om juist mensen niet alleen het gevoel te geven dat je ze serieus neemt, maar ze ook werkelijk serieus te nemen.