Heeft jouw bedrijf een verzuimbeleid dat up-to-date is en bekend bij zowel management als personeel? Als het antwoord nee is en je je afvraagt waarom verzuimbeleid opstellen nodig is (afgezien van het feit dat je verplicht bent het te doen), hier een aantal redenen.

Waarom verzuimbeleid opstellen

Ziek is niet altijd ziek, vaak is het een keuze.

Als jij niks doet met verzuim, voelen je medewerkers zich vervangbaar of vinden ze dat ze te hard moeten werken. Ze kijken naar collega’s en hoe die hun werk doen, schijnbaar zonder dat daarin wordt ingegrepen. Dit geeft het gevoel dat het niet uitmaakt, of je er bent of niet.

Bij een dilemma, kiest de medewerker voor thuisblijven.

Werk of thuis: thuis, ook bij een klein griepje vanmiddag weer werken of morgen: morgen
Datum herstel per vrijdag of maandag: maandag
Bellen of gebeld worden: gebeld worden
Problemen uitpraten of escaleren: escaleren, door zich ziek te melden.

Ziek voelen betekent niet gelijk thuis blijven.

Er is een verschil tussen echt ziek zijn en niet kunnen werken en je ziek voelen en wel wat kunnen doen. Als dat bespreekbaar wordt gemaakt, kan per medewerker gekeken worden wat op dat moment het beste is.

Ziek zijn kost veel.

Verzuimbeleid levert meer productiviteit op en minder kosten. Dit vertaalt zich rechtstreeks in geld. Denk aan besparing op:
 – loondoorbetaling;
 – premie(verhoging) verzuimverzekering;
 – vervangingskosten; – rekeningen van externe dienstverleners en ingekochte expertise; – aansprakelijkheidsclaims; – WIA-claims en loonsancties

 

Verzuimbeleid opstellen: naast iets moeten ook veel mogen

Als je verzuimbeleid gaat formuleren, ga je afspraken boven tafel krijgen die misschien al aanwezig zijn binnen je bedrijf. Deze ga je structureren en communiceren. Je begint daarbij met ‘wat moet’, de regelgeving, en verkent vervolgens ‘wat mag’, gebaseerd op je eigen normen en waarden.

Wat moet: voldoen aan de Wet uitbreiding loondoorbetalingsplicht bij ziekte (Wulbz), de Arbowet en de Wet verbetering poortwachter (Wvp).

Wat mag: bepalen hoe jouw verzuimbeleid eruit ziet en medewerkers daarover informeren. Jij bepaalt de spelregels, en dat ‘mag’ vanaf dag één van het verzuim. Het zijn tenslotte jouw mensen en jouw (loon)kosten. Zet daarom op papier hoe je verzuim zo laag mogelijk houdt. En hoe je het gedrag van verzuimende medewerkers wilt veranderen.

Voordelen van een goed opgesteld verzuimbeleid

  • Het geeft weer hoe de werkgever omgaat met ziekte en ziekteverzuim.
  • Het geeft procedures aan die zieken en functionarissen moeten volgen
  • Het geeft middelen weer die functionarissen kunnen benutten bij het omgaan met ziekteverzuim.
  • Het geeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden weer die functionarissen hebben bij ziekteverzuim.
  • Het geeft weer op welke wijze gebruikgemaakt kan of moet worden van externe deskundigen.

Leestip!

Verzuimbeleid opstellen doe je zo…

Een effectief ziekteverzuimbeleid bestaat uit een aantal onderdelen:

  • Preventief ziekteverzuim – Als het arbobeleid ingaat op collectieve, arbeidsgebonden ziekteverzuimpreventie, dan kan het ziekteververzuimbeleid zich richten op de preventie van ziekte meer in het algemeen en de wijze hoe de werkgever hiermee omgaat. Ook kan het ziekteverzuimbeleid ingaan op de wijze waarop voorkomen wordt dat werknemers met een functionele beperking uitvallen voor werk en hoe zijn gere-integreerd kunnen worden. In samenwerking met een arbodienst kunnen de problemen in kaart worden gebracht en oplossingen worden bedacht.
  • Ziekteverzuimprotocol – Een protocol beschrijft de processen rondom ziekmelden, verzuimcontrole, verzuimbegeleiding, re-integratie bij langdurig verzuim, loondoorbetaling bij ziekte en de verrekening van vakantiedagen. Door processen en hun inhoud schriftelijk vast te leggen, hebben alle betrokkenen duidelijkheid over hun rechten en plichten en wordt voorkomen dat bepaalde individuen afwijkend behandeld worden.
  • Verzuimtraining – Training kan de werkgever en leidinggevenden helpen bij de rol die zij hebben volgens het ziekteverzuimbeleid. In de training leren zij welke vragen wettelijk wel en niet toegestaan zijn en hoe ze een efficiënt gesprek kunnen voeren met de verzuimende werknemer, waardoor deze zo snel mogelijk re-integreert.  
  • Verzuimregistratie/-analyse – Om de effectiviteit van een ziekteverzuimbeleid te evalueren kunnen cijfers en analyses gebruikt worden. Door periodiek de verzuimcijfers en de verzuimoorzaken (geanonimiseerd door de bedrijfsarts) te analyseren worden verzuimpatronen vaak duidelijker. Het ziekteverzuimpercentage kan namelijk het gevolg zijn van een beperkt aantal langdurige verzuimgevallen of juist van veel en frequent verzuim. Voor preventie of aanpak van het ziekteverzuim is het van belang dit te weten.
  • Begeleiding bij re-integratie – Om te voorkomen dat werknemers (onnodig) langdurig ziek blijven, is bewaking van het ziekteverzuimproces door een casemanager vaak efficiënt. In het ziekteverzuimbeleid staat meestal welke functionaris de rol van casemanager krijgt. Deze manager begeleidt de zieke werknemers, zodat ze sneller kunnen terugkeren op de werkplek.
  • Wat te doen bij conflicten – Soms kan het oordeel om niet te kunnen werken re-integratie in de weg staan. Het is dan een voordeel als het ziekteverzuimbeleid de voorwaarden beschrijft die de zieke kan bewandelen voor een second opinion of die duidelijk maakt wanneer de werkgever het loon op kan schorten.

… en niet zo

  • Het verzuimbeleid moet in lijn zijn met het algemene bedrijfsbeleid of het personeelsbeleid als onderdeel hiervan.
    Bijvoorbeeld: als de werkdruk een probleem is en het verzuimbeleid zich vooral richt op de preventie hiervan, past dit niet bij een beloningsbeleid dat hoge bonussen zet op overwerk.
  • Of een medewerker ziek is of niet, dat maakt alleen iemand uit die ervoor geleerd heeft.
    De diagnose is aan de dokter of andere medische specialisten. Zelfs als je twijfelt over hoe ziek de zieke werkelijk is, laat dat dan niet merken. Dat werkt averechts. De enige vraag die belangrijk is: wat kan er wel op het gebied van werk?
  • Vaak lijkt het zorgzaam, zeggen dat de ernstig zieke medewerker vooral thuis moet blijven.
    Die goedbedoelde ‘tijd voor jezelf’ wordt soms zelfs opgedrongen als de zieke aangeeft liever aan de slag te blijven. De medewerker heeft meer baat bij enige continuïteit, aan contact met collega’s. Werk dus. Het – ook al is het minder -  bijdragen aan de teaminspanningen, versterkt het positief gevoel en bevordert het herstel. Laat mensen zo lang mogelijk werken en houd ze betrokken.


Wil jij ook ziekteverzuim tegengaan?

Gezond en gelukkig personeel is de sleutel tot blijvend succes, binnen iedere onderneming. Samen met een HR Adviseur van Unique zorg je voor duurzame inzetbaarheid binnen je organisatie. Meer informatie of een advies op maat? Bel dan gratis met 0800-280 00 00 of vul onze aanvraag in. Wij nemen binnen één werkdag contact met je op. 

Beeld: Getty Images