Het is vrij simpel: een medewerker die bij jou komt werken, maar niet goed weet waar hij aan begint en zal eerder ontevreden worden dan iemand die weet wat er van hem wordt verwacht. Want naast het uitzoeken hoe de gebruikte ict werkt en wat precies de functietaken zijn, is er ook nog een doolhof van formele en informele relaties om goed in te schatten wat er werkelijk van hem (of haar, uiteraard) verwacht wordt.

Onderzoek wijst uit dat maar liefst 16 procent van alle nieuwe medewerkers uit eigen beweging vertrekt door frustraties en teleurstelling.

Nieuwe werknemers inwerken

De vraag is dus: gooi je nieuwe mensen in het diepe en ga je uit van het principe: de beste komen vanzelf bovendrijven? Het is een methode waar vaak voor wordt gekozen, omdat niemand echt de tijd kan of wil nemen om ‘die nieuwe’ medewerker wegwijs te maken. Maar met een beetje voorbereiding is een nieuwe medewerker in no time productieF.

Zo maak je een ijzersterk inwerk programma

Een warm welkom is essentieel, en dan hebben we het niet (alleen) over het bloemetje op het bureau op de eerste werkdag. Met onze tips heb je straks een tevreden, productieve medewerker:

 #1 Onboarding: welkom aan boord!

‘Onboarding’ staat voor het beginnen met inwerken van je medewerker in de tijd tussen het moment dat hij de baan bij jouw bedrijf accepteert tot het moment dat hij/zij daadwerkelijk aan de slag gaat. In de basis gaat onboarding digitaal. Je biedt je toekomstig werknemer een beveiligde omgeving waar hij of zij informatie kan inwinnen en delen. 

Tackle afhaakargumenten

Een gedegen onboarding programma zorgt dat werkgever en werknemer al voor aanvang nadenken over inhoud van werk, productiviteit, cultuur en iemands ontwikkeling en verwachtingen. Op die manier tackle je potentiële afhaakargumenten als: '(bedrijfs)cultuur past bij niet bij me', 'werkzaamheden komen niet overeen met functieomschrijving', 'ik ben nooit goed ingewerkt'.

Informatie die de medewerker kan inwinnen gaat in op vragen als:

  • wie is het bedrijf?
  • wie zijn mijn collega’s?
  • waar moet ik zijn?
  • wat is normaal de starttijd?
  • hoe ziet mijn inwerkprogramma eruit?
  • is voor mij een agenda gemaakt?

#2 Inwerken op papier

Naast een digitaal welkomspakket, kun je natuurlijk ook op papier een informatiepakket toesturen aan je nieuwe werknemer. Daarin zit alles wat niet direct met het werk te maken heeft, maar wel alles met het functioneren binnen de organisatie.

Denk aan algemene bedrijfsinformatie, huisregels, veiligheidsvoorschriften, informatie over medezeggenschap (is er een OR?) en de vertrouwenspersoon, wie te contacten in geval van ziekte of als er computerproblemen zijn. Staat dit allemaal op het intranet?

Zorg er dan voor dat de werknemer weet hoe het intranet werkt.

#3 Een goede overdracht

Een goed begin is het halve werk. Maar een echt goed begin, begint nog voor het vertrek. Laat de vertrekkende collega een goed overdrachtsdossier schrijven. Hier staan de lopende zaken in, met vindplaatsen voor de onderliggende informatie, betrokken mensen (en hun contactgegevens), routines, deadlines, wachtwoorden, inlogcodes en waar nodig handleidingen. 

#4 Informeer het team

Communicatie is alles. Informeer het team dan ook vooraf over de komst van die nieuwe medewerker. En doe dat wat breder dan alleen de meest naaste collega’s. Zorg dat ook de interne contacten op de hoogte zijn van het aantreden van de nieuweling. Stuur een mailtje naar de betrokken afdelingen, zodat al vóór de eerste werkdag bekend is wie het nieuwe gezicht is. Zo kunnen naaste collega’s hem het best op weg helpen.

#5 Regel alle praktische zaken vooraf

Zorg dat die nieuwe medewerker zich welkom voelt. Regel daarom alle praktische zaken als een werkplek, een e-mailaccount en visitekaartjes vooraf. Het grote voordeel is dat de aandacht snel gericht kan worden op wat echt belangrijk is om die nieuwe rol goed in te vullen.

#6 Stel een agenda op voor de inwerkperiode

Een nieuwe medewerker kent de weg niet. Als zijn rol bijvoorbeeld een verbindende is, maak dan vooraf een serie afspraken met de mensen binnen de organisatie die hij moet leren kennen. Daar kan dan iedereen zijn verwachtingen duidelijk maken. En ook de grenzen van de rol kunnen worden aangegeven. Na het eerste persoonlijke contact is er vaak al veel duidelijkheid. Zeker als de oudgedienden het kennismakingsgesprek gaan zien als een eerste stap in het succesvol samenwerken.

Zo’n serie inleidende ontmoetingen zijn onderdeel van een inwerkprogramma. Op die manier structureer je vooraf al die informatie. Dat maakt de verwerking een stuk sneller. Tegelijkertijd maakt het de nieuwe medewerker – net als de rest van de organisatie – duidelijk hoe lang (of hoe kort) de inwerkperiode duurt.

#7 Zorg voor mentors

Zorg dat er gedurende de inwerkperiode een mentor is. Iemand die als vraagbaak kan fungeren en daar ook de tijd en ruimte voor krijgt. Als het een complexe functie is, zorg dan dat er voor elk aspect een mentor is. Vertel dan per onderwerp of taak tot wie de nieuwe medewerker zich kan richten.

#8 Gesprekjes tussendoor

Plan in de eerste weken ook gesprekjes tussendoor in. Die hoeven niet lang te zijn, een half uurtje volstaat. Naast de inhoud kun je het hebben over de eigen ontwikkeling van die persoon, zaken als het gevoel, zelfvertrouwen enzovoorts.

Is je nieuweling een nieuwe leidinggevende?

Dan is het wellicht handig om een dergelijk gesprek door een externe coach te laten voeren. Jij bent zelf immers nooit onafhankelijk en belangeloos, en zo’n persoon kan zich dan niet kwetsbaar opstellen.

Houd ook in de gaten of de nieuwe medewerker, die druk is met al zijn nieuwe taken, wel contact legt met de rest en zichtbaar is? Het interpersoonlijk contact is immers ook belangrijk. En let op: wordt er over hem of haar gepraat? Collega’s, en dan vooral diegenen die afhankelijk zijn van de nieuwe medewerker, zullen eerder iets zeggen over een goed functionerende nieuweling dan wanneer het drie keer niks is.

#9 Evalueer de inwerkperiode

Zorg voor een of meerdere tussentijdse evaluatiemomenten waarin je stil staat bij het inwerkprogramma. Het mes snijdt aan twee kanten:

  1. jij zorgt er voor dat de nieuwe werknemer goed wordt ingewerkt en
  2. je krijgt informatie over zaken waarover de nieuwe werknemer zich verbaast en waaruit jij als ondernemer lering kunt trekken.

Door die nieuwe medewerker – al voor die daadwerkelijk start – bij de hand te nemen, wordt de periode van lage productiviteit aanmerkelijk verkort en neemt de kans af dat die zorgvuldig geselecteerde kandidaat afhaakt. Een goede match kan namelijk alsnog fout lopen als de praktijk veel weerbarstiger blijkt dan van tevoren gedacht.

Wil jij ook meer bevlogen medewerkers?

Goed én bevlogen personeel is de sleutel tot blijvend succes, binnen iedere onderneming. Samen met een HR Adviseur van Unique ontdek en ontwikkel je het talent binnen je organisatie. We kijken naar ontwikkeling, duurzame inzetbaarheid en arbeidsmobiliteit. Meer informatie of een advies op maat? Bel dan gratis met 0800-280 00 00 of stel direct je HR vraag. Wij nemen binnen één werkdag contact met je op.