Een vacature op je site zetten, gesprekken voeren en uiteindelijk iemand aannemen. Klinkt best simpel. Maar niets is minder waar. Want wil je de beste in huis halen, dan moet je je best doen om de sollicitatieprocedure zo goed mogelijk aan te pakken. En dat lukt als je vooraf een stappenplan bedenkt waar je je aan vast kunt houden. 

Sollicitatieprocedure start met sollicitatiecode

Voordat je het proces van werving en selectie start, doe je er goed aan om je te realiseren dat je rekening moet houden met de sollicitatiecode. Dat is een pakket aan richtlijnen om te zorgen dat sollicitanten netjes worden behandeld. Deze code is ontwikkeld door de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Dat is gedaan in overleg met de Stichting van de Arbeid.

Met de richtlijnen van de sollicitatiecode in het achterhoofd ziet het stappenplan van je sollicitatieprocedure er als volgt uit.
 

#1 Functieprofiel opstellen

Eerst ga je bepalen wat voor soort werknemer je nodig hebt. Je stelt daarvoor een functieprofiel op. Ook wel een functieomschrijving genoemd. Hierin beschrijf je onder andere de inhoud van de functie en geef je de gewenste kennis, vaardigheden en persoonlijke kwaliteiten van de nieuwe werknemer aan. Aan de hand van dit functieprofiel kun je makkelijker bepalen of een werknemer past bij je bedrijf en de functie. Let er wel op dat je stereotypen vermijd!

Een samenvatting van het functieprofiel neem je op in de personeelsadvertentie of vacature (zie stap 2). Je kunt het functieprofiel ook goed gebruiken bij de brievenselectie en het sollicitatiegesprek (stap 3 en 4).

#2 Vacature plaatsen

Om de juiste kandidaten aan te trekken is het zaak een goede personeelsadvertentie te schrijven. De tekst van een personeelsadvertentie is specifiek, kort en krachtig.Als je een goede personeelsadvertentie hebt geschreven, ga je hem plaatsen. Waar?

Natuurlijk op je eigen website (als je die hebt) en via social media, zoals LinkedIn, Twitter en Facebook. Maar vanuit je eigen accounts en website heb je misschien niet het gewenste bereik. Plaats je vacature dan ook op vacaturewebsites, zoals Indeed, Jobbird, Nationalevacaturebank en Monsterboard. Om gerichter te zoeken kun je ook via branche- of regionale vacaturesites werven. En denk ook aan mond-tot-mondreclame, een ouderwets A4’tje op je pand of een sticker op je bedrijfswagen. Werkt nog steeds.

#3 Beoordelen sollicitatiebrief en cv

En dan stromen de reacties binnen. Hopelijk. Hoe maak je nu een goede selectie? 

  • Wacht allereerst tot de responstijd is verstreken en verzamel dan alle reacties op één plek. Dus alle papieren brieven maar ook de reacties via mail of online sollicitatieformulier. En wellicht zijn er nog open sollicitaties en eerder afgewezen kandidaten die nu wel interessant zijn?
  • Maak een eerste schifting door de echt serieuze reacties eruit te pikken. Dat zijn brieven die er verzorgd uitzien, waarin staat waarom de sollicitant geïnteresseerd is en die een cv bevatten. 
  • Het is slim om meerdere personen te betrekken bij de beoordeling van de sollicitatiebrieven. Samen kun je sparren en zie je meer. 
  • Lees de brieven niet gelijk heel uitgebreid, maar lees eerst de motivatie, leg dan de cv’s naast een shortlist met eisen, lees dan de brief door en bekijk de cv’s zorgvuldig.
  • Tot slot rangschik je de uitkomst. Wie wijs je af, over wie twijfel je, wie is geschikt en wie bewaar je voor een andere, toekomstige functie. 

Wil je sollicitanten screenen via social media of internet? Lees dan deze do’s en don’ts

Tip! Veilige CV controle via CVmonitor
Dat kan via screening. Je controleert dan of de identiteit van een sollicitant wel klopt, of hij echt de juiste diploma’s heeft en geen slechte reputatie of zelfs een strafblad heeft. Hoe? Bijvoorbeeld met CVmonitor

#4 Sollicitatiegesprek voeren

Je kunt zelf kiezen of je meerdere sollicitatie- of selectiegesprekken voert. Dit is wel aan te raden. Zo kun je bijvoorbeeld een eerste ronde doen waarin er vijf kandidaten op gesprek komen bij een of twee van jouw medewerkers met verantwoordelijkheid (afdelingsmanagers bijvoorbeeld). Zij doen dan de eerste selectie. Vervolgens doe je nog een gespreksronde waarin jij, als eindverantwoordelijke, de twee of drie beste kandidaten op gesprek krijgt. Je kunt zelfs een derde gespreksronde invoeren als dat nodig is.

Tijdens het gesprek kun je ook achterhalen of de sollicitant bij jouw bedrijfscultuur past. Qua persoonlijkheid én ervaring. Maar hoe voer je een goed sollicitatiegesprek? HR adviseur Annemarie Fraza geeft 5 tips voor gesprekstechnieken

Tip 1.
Beslis niet te snel en ga niet te veel op je gevoel af. Een harde les voor veel ondernemers is het aannemen van de verkeerde persoon. Laat iemand eerst eens bewijzen of hij binnen je bedrijf past of iets toevoegt. Geef een proefopdracht of laat hem een tijdje stage lopen, als dat mogelijk is. 

Tip 2.
Betrek bij een gesprek eens de mensen die het meest met de kandidaat te maken krijgen: de collega’s van andere afdelingen waarmee ze in projecten samenwerken, klanten en leveranciers. 

Tip 3.
Neem niet iemand aan die op het bestaande team lijkt. Gelijke mensen vormen geen sterke teams.

stappenplan sollicitatieprocedure

#5 Beoordelen sollicitanten

Na afloop van de sollicitatiegesprekken is het slim je bevindingen te toetsen: sluiten de waarden van de bedrijfscultuur aan bij de sollicitant? Dit doe je meestal met de andere persoon of personen die de sollicitanten ook gesproken hebben. Samen ga je rond de tafel en hak je de knoop door. Je kunt vooraf al nadenken over de criteria die je stelt in deze fase. Bekijk met elkaar nog eens kritisch:

  • Past deze persoon binnen het gestelde functieprofiel?
  • Heeft hij de juiste kwalificaties en ervaring?
  • Maakte hij een goede indruk tijdens het gesprek?

#6 Arbeidsvoorwaardengesprek

Nodig de beste kandidaat uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Bereid je hier goed op voor. Bepaal wat een passend salaris is en welke secundaire arbeidsvoorwaarden je kunt bieden. Mocht je er niet uitkomen in deze fase, bekijk dan of er nog een andere kandidaat geschikt genoeg was voor de functie. Nodig hem uit voor een arbeidsvoorwaardengesprek. Als je overigens al weet wat op de verlanglijsten van werknemers staat, dan ben je zeker goed voorbereid.

#7 Terugkoppeling sollicitanten

Nu je een keuze hebt gemaakt, informeer je de kandidaten over de uitslag. Focus je daarbij niet alleen op de sollicitant die je hebt aangenomen. De afgevallen kandidaten moet je ook informeren. Probeer de afwijzing een persoonlijk karakter te geven. De sollicitant nam de tijd om te solliciteren en jij laat zien dat je met aandacht de brief gelezen hebt. Geef één reden waarom je afwijst en wellicht heb je nog een tip of een opsteker.

Meestal wijs je de meeste kandidaten al af na het beoordelen van de sollicitatiebrieven en de cv’s (stap 3). De kandidaten die op gesprek kwamen informeer je zodra je zeker weet dat zij de functie niet zullen krijgen.

Let op!
Als je een reden noemt voor afwijzing moet je overigens goed opletten dat je niet discrimineert. Je mag iemand in de meeste gevallen niet afwijzen vanwege leeftijd, gezondheid, zwangerschap, taal, afkomst of religie.

#8 Kandidaat aannemen

Je kunt nu overgaan tot het in orde maken van het ‘papierwerk’. Stel een arbeidsovereenkomst op aan de hand van de afspraken uit het arbeidsvoorwaardengesprek. Maak de werkplek gereed en regel de eventuele andere arbeidsvoorwaarden. Begin daarna met het inwerken van je kersverse personeelslid.

Beeld: Getty Images