Volkswagen, E.on en Puma deden het al en onlangs volgde ook autofabrikant BMW. Al deze bedrijven troffen maatregelen om hun personeel te beschermen tegen te veel e-mails. In Frankrijk sloten werkgevers en vakbonden in de technologiesector vorig jaar een soortgelijke afspraak. Werkgevers mogen hun medewerkers na zes uur ‘s avonds niet meer per e-mail benaderen. Ook Google zou de mailboxen van werknemers na een bepaald tijdstip willen afsluiten. Zodat medewerkers in de avonduren geen nieuwe (stress) mail ontvangen. Want, zo redeneren deze werkgevers, een volle inbox is het recept voor een burnout. Denise Hulst, auteur van Het Betere Werken stelt in een artikel op nu.nl dat stress door e-mail is te voorkomen. 5 do’s en dont’s: 

#1 Word geen mail-verzamelaar 

Mensen hebben de gewoonte mailtjes te bewaren met het idee 'hier kijk ik nog een keer naar ' of 'hier kan ik ooit nog iets mee'. Dat is helemaal niet nodig. Verwijder mails als ze zijn afgehandeld, want informatie veroudert en alles is tegenwoordig op internet te vinden.

#2 Gebruik de mailbox niet als to do-list 

Veel medewerkers gebruiken hun mailbox als verkapte takenlijst waardoor ze het overzicht verliezen. Zorg daarom dat medewerkers hun mailbox zo inrichten dat ze in één oogopslag kunnen zien waar alles te vinden is.

#3 Order de inbox bij terugkeer

Hulst noemt het Digitaal detoxen. Voor een 'schone mailbox' moet je drie stappen ondernemen: 1. makkelijker mails weggooien, 2. belangrijke documenten goed ordenen en 3. kritisch zijn over wat er binnenkomt.

#4 Voorkom dat het opschonen een dagtaak wordt 

Medewerkers moeten zien te voorkomen dat ze dagen bezig zijn met het opschonen van hun mailbox. Ongeveer 80 procent van de ongelezen e-mails zijn helemaal niet meer relevant. Medewerkers kunnen dit zelf regisseren door in hun afwezigheidsassistent te zetten dat ze alleen de berichten lezen die in de laatste paar dagen van hun vakantie verstuurd zijn. Heeft de lezer van de mail een dringend verzoek, vraag dan om het bericht nogmaals te versturen.

#5 Laat je niet afleiden door (nieuwe) berichten

E-mail werkt soms verslavend en iedereen kent het gevoel geleefd te worden door de mailbox. Als je niet uitkijkt, kun je een werkdag vullen het verwerken, behandelen en beantwoorden van e-mails. De eigen, geplande werkzaamheden komen in het gedrang en de werkdruk neemt toe.
Ongestoord een takenlijst afwerken is alleen mogelijk als je je afsluit voor andere invloeden. Enkele tips voor medewerkers die aan e-mail stress leiden: 

• Las per werkdag 3 a 4 vaste mailmomenten in
• Werk regelmatig offline of zet de mail uit
• Begin je dag niet altijd met e-mail te checken
• Verwijder e-mails waar je niet echt wat mee hoeft
• Stel prioriteiten: scan het bericht in een paar seconden en besluit wat je ermee wilt doen
• Werk mails die je in twee minuten kunt beantwoorden meteen af. 
• Bedenk wanneer je antwoord van iemand wilt. Bij haast, discussie of boosheid, is bellen of langslopen vaak effectiever dan mailen.

Op de hoogte blijven? Registreer dan hier en ontvang elke twee weken de nieuwsbrief van Peoplebusiness in uw mailbox.